いまはネット環境があれば、データのやりとりはWEB上で行えますよね。

生活の中でも、自分宛ての請求書があります。

電気代、ガス代、水道代、携帯電話の通話料、WEB通信利用、生命保険料、などなど。

これらの請求書は、どんな形で手元に届きますか？

光熱費は検針があるのでポスト投函ですね。

では通話料などはどうでしょう？

いまは

WEBからマイページにログインしてダウンロードする。

というのが大半じゃないでしょうか。

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先日、郵送である通知が届きました。

その封筒には赤字で「重要」とあります。

でも簡易書留でもなければ特定記録でもありません。

普通郵便です。

その会社にはWEBでマイページというのがあるので、

そこからダウンロードさせることも可能だったはずなのに、

なぜ郵送してきたんでしょう？

とっても謎です。

しかも「普通郵便」となると余計に意味がわかりません。

郵便事故が起きたら、本人の手元には届きませんし、

ましてやポスト投函ならば本人がそれを見たという確認がとれません。

「紙」での通知にこだわる会社はよくありますが、

なぜ「紙」でなければいけないのか？

その理由を明確に答えられる会社はほとんどありません。

というか、、良く考えたら1つもありませんでしたね。。

配達証明や書留など、「紙」でなければいけないものならわかります。

でもそれ以外の場合はデータの方がむしろ良いです。

紙媒体からデータに変更した場合のメリットは、、、

・データ管理ができる

・相手に届くまでの物理的時間の短縮

・相手が見たかどうかがわかる

・データのアップロード日時、ダウンロード日時などのログが全て残る

・時間短縮、事務用品削減によるコスト削減

朱肉で押印して郵送するという作業は

量が多ければ多いほど手間がかかる作業です。

でもそれがデータならとっても楽ちんになります。

毎月の事務作業、一度見直してみませんか◎

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以前、関数のコツをここで書きましたね。

今日も「コツ」シリーズです^^

PCが一人1台の時代、みなさん当たり前のようにデータ管理しますよね。

とくに管理業務はあらゆるデータを作成し、加工し、管理します。

商品の在庫、アンケート結果、人事情報、経理の数値　などなど。。

みなさん、データを作成するときに気を付けていることはありますか?

私はこれです・・・！

元となる情報をそのまま入力すること

入力作業は手間がかかりますが、

手元で集計（手で数えたり、計算機で算出したり）したものを

入力するのは絶対にNGです！

その理由はこちら。

複数を1つにまとめるのは簡単だが、
1つのものを分けるのは手間がかかる！

合計値から各項目へ分散しなおすのはかなりの手間です。

元データさえ細かく入力しておけばくっつけたり離したりするだけですよね。

入力作業さえ完了してしまえば、後が楽ちんになります。

何事も最初が肝心ですね◎

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