誰もがインターネットを使えるいま、

いろんな連絡手段があります。

職場ではどのような基準で使い分けていますか？

私は連絡する内容によって、使い分けています。

1. 　簡単な報告　　　　　　→　口頭で
2. 　データだけ送る　　　　→　チャットで
3. 　緊急を要する　　　　　→　電話で
4. 　確実に履歴を残す　　　→　メールで
5. 　相談・話し合い　　　　→　対面でミーティング
6. 　遠隔地の人と話し合う　→　テレビ会議

これを見て、

「こんなの当たり前のことだろう。常識だ。」と言う人もいれば、

「全部チャットでいいでしょ、電話なんて面倒。」と言う人もいます。

プライベートなことなら、好き好きで構いません。

でも、社内や社外に向けての使い分け基準は統一する必要があります。

そうです、、

使い分けの基準が人によって違うことが大きな問題。

なのです。

基準がないからバラバラになる。

意識統一がされていない場合、、、

「こういうときは会議室でミーティングが必要だろう！？」

などということになってしまうからです。

そのセリフを言う前に、社内での基準を決めましょう。

違っていた認識がピッタリ同じになって、

業務効率がUPすること間違いなしです◎

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書類の保管

ある日、

引き出しを整理していて、出てきた数年前の書類に

自分の字で一部分に矢印がひっぱってあって

「これだけ違う」と書いてありました。

それを見たときの第一声が

「なにが？？？」

でした^^；

後から見返したときに、

誰が見てもわかるように書いていないものなら

その書類はとっておく必要がない

ので廃棄しましょう。

ミーティングの議事録

会議やミーティングも同じですよね。

いつ、

だれが、

何の話をして、

どんな結論に至ったのか。

その後のタスク内容、

担当、

期限。

回数の多い少ないは関係なく、

記録として残す必要があります。

その理由は、、、

大半の人が、時間の経過とともに

話した内容の詳細までは記憶できないから

です。

貴重な時間を使って行うミーティング。

「結局どうなったの？」

とならないよう、

議事録の作成をオススメします◎

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よくある会議室名

会議室名はどのようになっていますか?

よくあるのはアルファベット、数字ですよね。

　会議室A　B　C　D　E…

　会議室1　2　3　4　5…

この2つに共通することはなんでしょう?

それは「ただの記号」ということです。

大半は「ただの記号を記憶する」という行為が苦手です。

覚えやすい名前の法則

何かを覚えたいときは、意味を持たせると忘れにくいですよね。

例えば、歴史の年号、車のナンバー、自分の携帯番号、銀行の暗証番号など…

それらに意味を持たせるために語呂合わせで覚える人は多いでしょう。

会議室もそれと同じですよね。

名前を付ければ覚えやすくなります！

具体的な名前を考える

電話の伝え方の代表例でフォネティックコードというものがあったり、

世界の都市名を使ったりしますが、

今回のお題は「会議室」です。

なので、ポジティブで好印象な名前が良いですよね^^

アルファベットの会議室をそのまま使用しつつ覚えやすいように、

みんな知っていて短い単語を選んでみました。

　A　⇒　Action　（行動、ふるまい、作用）

　B　⇒　Best　（最良、最上級）

　C　⇒　Create　（作る、創造する）

　D　⇒　Develop　（発達させる、開発する、進展させる）

　E　⇒　Express 　（表現する、考えを述べる、表す）

はい。ただの記号より覚えやすくなりましたよね。

これ、意味があれば良いので、

「ABC」のように順番通りにしなくても良い場合は、何でもありですよね！

たとえば、

鳥の名前、花の名前、木の名前…色名でもいいですね。

！！！

いま思い出しましたが、

私が通っていた保育園の学年別の名前は、

　たんぽぽ　さくら　ひまわり

でした！

自分が何組だったか思い出せたら、

それはかなり優れた「覚えやすいクラス名」だったということですね◎

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