以前こんな記事を書きました。

⇒　メールの適切な使い方　～本来の業務に集中しよう～

この対策を実施したとしても、メールが大量の人もいるでしょう。

特に管理職の人ですね。

いろんな報告や連絡がメールで届くでしょう。

その中に、自分宛で届く宛先がTOのものと、宛先がCCのものがありますよね？

このCCのメール内容、読んでますか？

これ、、読んでない人がとても多いです。

CCだからTOの人が読んでるし対応してるから読まなくてもいいよね。

という心理から、結果的に読まない。

でも送信者はそのメールの共有を求めています。そのためのCC。

だから読まないというのはNG。

何かあったときに、報告を受けていたのに「知らなかった」では通りません。

限られている時間の中で、

全てのメールを隅から隅まで読み込むことは現実的ではありません。

だったらどうすれば良いのか？

①　無駄に届くメールを減らす

　⇒　必要のない内容のものは送らないように周知徹底。

②　確認時間の短縮

　⇒　要点だけを読む

この2つで業務の効率化・適正化ができます。

早速、年明けから実行しましょう！^^◎

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誰もがインターネットを使えるいま、

いろんな連絡手段があります。

職場ではどのような基準で使い分けていますか？

私は連絡する内容によって、使い分けています。

1. 　簡単な報告　　　　　　→　口頭で
2. 　データだけ送る　　　　→　チャットで
3. 　緊急を要する　　　　　→　電話で
4. 　確実に履歴を残す　　　→　メールで
5. 　相談・話し合い　　　　→　対面でミーティング
6. 　遠隔地の人と話し合う　→　テレビ会議

これを見て、

「こんなの当たり前のことだろう。常識だ。」と言う人もいれば、

「全部チャットでいいでしょ、電話なんて面倒。」と言う人もいます。

プライベートなことなら、好き好きで構いません。

でも、社内や社外に向けての使い分け基準は統一する必要があります。

そうです、、

使い分けの基準が人によって違うことが大きな問題。

なのです。

基準がないからバラバラになる。

意識統一がされていない場合、、、

「こういうときは会議室でミーティングが必要だろう！？」

などということになってしまうからです。

そのセリフを言う前に、社内での基準を決めましょう。

違っていた認識がピッタリ同じになって、

業務効率がUPすること間違いなしです◎

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社内でのメールやチャット、、、

みなさんどのように使っていますか?

使い方のルールがないので、

「とりあえずメールで報告」が大多数じゃないでしょうか。

いろんな職種・役割がありますが、

メールは共通ツールですよね。

そういう部分ではとても便利です。

でも、乱用はよくありません。

手始めに、2つのルールを決めます。

1）メールで送る必要があるかの基準

2）TO、CC、BCC の使い分け

この2つが決まってしまえば、メールの量は激減します！

毎朝、大量のメールチェックから始まるのは本来の姿ではありません。

仮にメールチェックに毎日1時間を費やしているとします。

それが10分になったらどうでしょう?

6分の1になりますね。残りの50分は本来の業務に集中できるようになります。

6時間が1時間、6日が1日になります。

必要のないメールが減り、大量のメールの中に埋もれていた

重要なメールを見落としてしまうこともなくなります。

業務の適正化、簡単なことから始めてみませんか◎

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