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昨日は、「事務用品支給廃止」に潜む重大リスクについて書きました。
が、
じゃぁどうすればいいわけ？
の答えを書かずに終わってしまったので、今日はその解決策を。
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そもそも、
人のものは雑に扱っていい、節約しなくていい
という感覚が根本原因なのですが、
それが改善されるまでの間の対策案としてこんなのはどうでしょう？
一人一人に、毎月使える事務用品経費枠を与える。
支給されたものよりも自分が使いやすいものを使いたい気持ちはよくわかります。
例えば、過去の経験では、、
会社から支給されたホチキスは固くて、留めるのに結構な力が必要でした。
毎月何百部も書類をまとめていると、手が痛くなってきて、毎回とても苦労していました。
でも軽く留められて手も痛くならないホチキスがあったら
自分で買ってそれを使っていたと思います。
ならば！
経費上限を決めて自分で選べる状態にすれば、
経費が増えず、従業員も自分の欲しいものが買えて一挙両得
ですよね。
具体的には、毎月1000円でも十分かと。
年間で12000円です。前借もOKにすれば、
12000円分の文房具・・・かなりいろんなものが揃えられますね！
ホチキスの針やボールペンの替え芯などの補充品もこの毎月1000円から購入します。
自分で選んで買ったものならば、いくら経費で購入したとはいえ
少しは愛着が沸くでしょうし、雑に扱うことも減ると思います。
リスクなし + 経費節減 + 従業員の満足度UP
いいことずくしのこの対策案をオススメします◎
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以前、こんな記事を書きました。
人の物ほど大切に使う意識があれば、
共有スペースはキレイに保てて
毎日気持ちよく働けるよね！
という内容です。
この記事の中で書いた、
「自分のものじゃないから汚く使ってもいい」
という意識の人たちが多いために
また別の現象が起きています。
それは、、
事務用品支給の廃止
です・・・！
ここ最近、事務用品の支給を廃止する会社が増えているようなのです。。
これは、、管理業務にとっては大問題です・・！
事務用品なくして何をどう整理しろと？( ⊙_⊙)？
ファイルがなければ書類がぐちゃぐちゃになりますし、
整理していなければ「あの書類もってきて」と言われてもすぐに出せません。
だからと言って、業務で使う事務用品を自分で購入するというのはスジが違います。
会社が必要とするものなのだから会社が購入するべきですね。
この問題の根本原因を探ってみると、、
どうやらこんなことらしいのです。。
会社のものだからという理由で、
- 雑に使う → 壊す
- 過剰に使う、節約の意識がゼロ
- 使い終わっていないのに新品を使う → 使いかけが引き出しにどんどん貯まる
- 会社から支給しても自分が使いやすいものを経費で買う 例：ボールペン
これ、、自分のものを誰かに貸したときに、
こんな使い方されて返ってきたらどう思うんでしょうか・・・？
人のものを大切にできない人は信用に値しないでしょう。。
そして、
この動きは会社側が経費節減のために行っていることでありながら
実はとっても危険な問題が潜んでいます。
それは、
従業員がミーティングの内容を書きとめたノートは会社のものではない
ということ。。
とってもとっても危険です( ⊙_⊙)！
その内容が会社の機密情報だとしたらどうしますか？
個人情報がかかれていたら・・・！？
記された内容は会社のものでも、ノートは従業員の私物です。
シュレッダーで廃棄しろと命令することはできません。
会社が没収することもできません。
退職時に提出させることもできません。
こんな重大なリスクを負ってまで、
ノートの費用を削減する必要があるんでしょうか( ⊙_⊙)
経費節減とはいえ、手当たり次第にすれば良いわけではありません。
今日は9/1。
9/30が期末の会社も多いと思います。
経営者のみなさん、
来期からの見直し検討項目に「経費節減の対象範囲」
をぜひ含めてください！◎
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