ある作業に問題点がみつかったので、見直しました。

▼現状

1　工程は5STEP

2　完了するまでその存在を知る人は作業者だけ。

▼問題点

・5STEPの途中段階の状態を知りたい人がいるが知るすべがない。

▼改善案

・　途中段階にフラグ処理をする工程を追加する

⇒　5STEPから6STEPに増やす。

STEP数が増えたので手間が増えたように見えますが、

実際は増やした作業によってその後の作業がとってもスムーズになるので

工数は減ります。

問題点も解消されて、工数も減って、一石二鳥^^

この場合は効率化ではなくて能率化ですね◎

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給茶機設置、自販機設置、ドリンク配置、コーヒーメーカー設置　などなど、、

飲料系の社内向けサービスはいろいろあります。

会社が100%負担するのであればどれを設置しても良いのですが、

従業員にも多少負担させるのであれば

給茶機、自販機、ドリンク設置のどれかが良いと思います。

この3つの中でも、ドリンク設置は他にはないメリットがあります。

1)　お金を投入しなくても飲み物が飲める

2)　一定量の在庫が常にある

これは故意にお金を払わないという意味ではなく、

震災時などの非常時の飲料に充当できる

という意味です。

手持ちのお金がなくても集金時に用意できれば良いので、

「飲料確保」が必要な事態にはとても助かります。

手軽に始めるにはスペースをとらないコーヒーメーカーですね。

小型なので場所は取らず、置くだけです。

私が愛用しているのは1杯ずつ作れるカプセルタイプのものですが、

ひと息つくことでリフレッシュにもなり、能率UPにつながっています^^

福利厚生の充実で従業員の満足度UP！

リフレッシュで能率UP！

この機会に導入してみてはいかがでしょうか^^◎

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総務担当なら必ずある業務が、書類送付。

いま使っている封筒はどのような仕様ですか？

以前、勤めていた会社は「窓なし」でした。

書類送付の手順はこんな感じ。

①　宛名ラベルを作成する

②　宛名ラベルを印刷して封筒へ貼り付ける

③　書類送付状を作成する

④　書類送付状を印刷し、送付書類と一緒にする

⑤　②封筒と④中身の宛名に間違いがないかを確認

⑥　封入して発送

月に1度、大量の書類発送がありました。

その作業を2人体制で行っていましたが、

5+6の作業をしている途中で、ある事に気づきます。

ん?・・・( ⊙_⊙)！！

そうです、、、

「封筒と中身の宛名が違う問題」が勃発！

150通ほどある中の、20通目くらいのところでした。

心配になり、封入しおわった20通も開封し、

中身を確認するという、、なんとも切ない。

ふたりして、

「あーもう、あーもう(-_-;)」

な状態に。

/////

このようなミスの根本原因は、「窓なし封筒」だからです。

人の目で照合する確認作業は、とても神経を使います。

でも人の集中力はそれほど続きません。

集中力が切れ、目も疲れてきてしまっては、

間違いに気づかなくても仕方ありません。

でも誤送付してしまったら、、、

しかもそれが契約書の類だったら、、、

これは会社として大問題になってしまいます。

だからこそ・・・！

窓付き封筒をつよくつよーーーくオススメするのです。

窓付きにすれば、手順の①②⑤がなくなり、6STEPが3STEPに！

①　宛名ラベルを作成する

②　宛名ラベルを印刷して封筒へ貼り付ける

③　書類送付状を作成する　※この時、宛名部分に住所を入力

④　書類送付状を印刷し、送付書類と一緒にする

⑤　②封筒と④中身の宛名に間違いがないかを確認

⑥　封入して発送

単純計算でも工数が半減します！

6分が3分、60分が30分、6時間が3時間・・・( ⊙_⊙)！

窓付き封筒にすることのメリットは、

1)　ミスが激減！

2)　誤送付防止！

3)　効率と能率のダブルUP！

というわけで、良いことずくしなので

もちろん当社も窓付き封筒です^^◎

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