総務担当なら必ずある業務が、書類送付。

いま使っている封筒はどのような仕様ですか？

以前、勤めていた会社は「窓なし」でした。

書類送付の手順はこんな感じ。

①　宛名ラベルを作成する

②　宛名ラベルを印刷して封筒へ貼り付ける

③　書類送付状を作成する

④　書類送付状を印刷し、送付書類と一緒にする

⑤　②封筒と④中身の宛名に間違いがないかを確認

⑥　封入して発送

月に1度、大量の書類発送がありました。

その作業を2人体制で行っていましたが、

5+6の作業をしている途中で、ある事に気づきます。

ん?・・・( ⊙_⊙)！！

そうです、、、

「封筒と中身の宛名が違う問題」が勃発！

150通ほどある中の、20通目くらいのところでした。

心配になり、封入しおわった20通も開封し、

中身を確認するという、、なんとも切ない。

ふたりして、

「あーもう、あーもう(-_-;)」

な状態に。

/////

このようなミスの根本原因は、「窓なし封筒」だからです。

人の目で照合する確認作業は、とても神経を使います。

でも人の集中力はそれほど続きません。

集中力が切れ、目も疲れてきてしまっては、

間違いに気づかなくても仕方ありません。

でも誤送付してしまったら、、、

しかもそれが契約書の類だったら、、、

これは会社として大問題になってしまいます。

だからこそ・・・！

窓付き封筒をつよくつよーーーくオススメするのです。

窓付きにすれば、手順の①②⑤がなくなり、6STEPが3STEPに！

①　宛名ラベルを作成する

②　宛名ラベルを印刷して封筒へ貼り付ける

③　書類送付状を作成する　※この時、宛名部分に住所を入力

④　書類送付状を印刷し、送付書類と一緒にする

⑤　②封筒と④中身の宛名に間違いがないかを確認

⑥　封入して発送

単純計算でも工数が半減します！

6分が3分、60分が30分、6時間が3時間・・・( ⊙_⊙)！

窓付き封筒にすることのメリットは、

1)　ミスが激減！

2)　誤送付防止！

3)　効率と能率のダブルUP！

というわけで、良いことずくしなので

もちろん当社も窓付き封筒です^^◎

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でも、全ての作業をするのにPCを必ず使わなければならない。なんてことはありません。

例えば、宛名ラベル。

総務担当の人なら、ピンとくると思います。

スポットで1回だけの送付のとき、どちらを選びますか？

1.　宛名ラベルを作る
2.　宛名を手書きする

私は2を選びます。

1.　宛名ラベルを作る工数
2.　手書きで宛名を書く工数

を比較してみると、、、

手書きの方が格段の早さ

です。

過去に手書きで送られてきた書類はたくさんありますが、

書き方が丁寧であればむしろ好印象ですし、何の問題もありません。

「適材適所」といいますが、仕事のツールも同様に、

アナログの方が良い場面がたくさんあります。

今まで通りのやり方で作業していたことに、

ふと一瞬だけ、どんな方法が最適か考えてみる

すると新しい発見があるかもしれません◎

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