総務担当なら必ずある業務が、書類送付。

いま使っている封筒はどのような仕様ですか?

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以前、勤めていた会社は「窓なし」でした。

書類送付の手順はこんな感じ。

 

① 宛名ラベルを作成する

② 宛名ラベルを印刷して封筒へ貼り付ける

③ 書類送付状を作成する

④ 書類送付状を印刷し、送付書類と一緒にする

⑤ ②封筒と④中身の宛名に間違いがないかを確認

⑥ 封入して発送

 

月に1度、大量の書類発送がありました。

その作業を2人体制で行っていましたが、

5+6の作業をしている途中で、ある事に気づきます。

 

ん?・・・( ⊙_⊙)!!

 

そうです、、、

 

「封筒と中身の宛名が違う問題」が勃発!

 

150通ほどある中の、20通目くらいのところでした。

心配になり、封入しおわった20通も開封し、

中身を確認するという、、なんとも切ない。

ふたりして、

 

「あーもう、あーもう(-_-;)」

 

な状態に。

 

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このようなミスの根本原因は、「窓なし封筒」だからです。

人の目で照合する確認作業は、とても神経を使います。

でも人の集中力はそれほど続きません。

集中力が切れ、目も疲れてきてしまっては、

間違いに気づかなくても仕方ありません。

でも誤送付してしまったら、、、

しかもそれが契約書の類だったら、、、

これは会社として大問題になってしまいます

 

だからこそ・・・!

窓付き封筒をつよくつよーーーくオススメするのです。

窓付きにすれば、手順の①②⑤がなくなり、6STEPが3STEPに!

 

① 宛名ラベルを作成する

② 宛名ラベルを印刷して封筒へ貼り付ける

③ 書類送付状を作成する ※この時、宛名部分に住所を入力

④ 書類送付状を印刷し、送付書類と一緒にする

⑤ ②封筒と④中身の宛名に間違いがないかを確認

⑥ 封入して発送

 

単純計算でも工数が半減します!

6分が3分、60分が30分、6時間が3時間・・・( ⊙_⊙)!

 

窓付き封筒にすることのメリットは、

1) ミスが激減!

2) 誤送付防止!

3) 効率と能率のダブルUP!

 

というわけで、良いことずくしなので

もちろん当社も窓付き封筒です^^◎